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2020-02-19
在家上班更輕鬆?遠距會議與雲端團隊工作的實際情形!

隨著在冠狀病毒、肺炎傳染疫情不斷擴大,企業如何維持營運穩定營收,成為熱門議題。就算企業本身尚未有需求,但合作夥伴可能已要做遠端視訊會議的要求!至少需要維持企業的凝聚力與士氣,客戶開發需求、專案進度,業績目標等內部的會議還是必要的!所以遠距辦公勢不可檔!
視訊會議webex安全與企業需求的設計-瑛聲科技站在客戶立場思考建構系統

 
遠端共同工作的需求
對於剛開始思考遠距工作的方案,起頭的過程會是很辛苦的,尤其若過去內部較不熟悉電子化、網路化作業的企業,成為即刻跳級作業,該使用什麼方式,以及如何團體順暢研討,專案如何追蹤,同一時間要面對與適應的事項,會增加許多。
 
多人會議與共享檔案討論
但進一步分析,其實大致上不過將以往實體直覺交流的作業,轉成面對螢幕,紙本文件轉到螢幕上顯示,專業的雲端會議系統,甚至可讓您要說明簡報的文件、螢幕畫面,和所有的會議與會者共享,看到一樣的內容,討論就沒有爭議。
 
大多數剛開始使用遠距會議,多會想到直接使用Line或Skype,認為平時使用網路語音或視訊表現都很正常,但真要團隊工作或多人會議時,就會發現影像語音品質、穩定度問題,又遇到共用檔案時,卻要將檔案等待每一個人下載、開啟,容易讓會議不順暢甚至中斷。
 
多畫面溝通
當熟悉遠端工作後,多畫面的需求也是很重要。許多主管重視會議的氣氛,甚至要「確認與會者的眼神」,多畫面的需求就顯的重要,與會者、輔助檔案、簡報,有使用過專業的系統,就會知道專業的差異!
 
多人視訊會議-螢幕共享-檔案共同檢視
 
會議記錄使用錄影更有效率
以往可能由小秘書做會後簡明的會議記錄即可,但越是重要的會議,應該也會期待錄音,那是否直接將系統需求準備到錄影層級,畢竟近年來,工作研討的細節更多了,有憑有據,降低會後爭論、回想,拾回失去的記憶,等等沒必要的時間消耗。
 
產業應用與發展
台灣現已有不少業者,紛紛取消原訂的會議、研討會、教育訓練,先改用電話或視訊會議,一開始不習慣與擔憂,經過幾次測試,選對了良好工具,就會意識到,實在直接視訊會議即可,減少不必要的奔波與成本(甚至風險),甚至有更好的溝通品質(時常會遇到會議前段無法進主題的迴圈消磨)
 
近年台灣製造業轉移至大陸、泰國、寮國、柬埔寨,緬甸、越南、印尼,在檢視樣品前,若可以先行視訊檢視樣品細節,降低異地物流的麻煩。
 
門市管理不再只限於監視器,行動裝置的輔助,產生更靈活的應用,更細節的檢視門市清潔與服務品質,也彌補監視器畫質或錄音的不足(許多監視器沒有錄音)。
 
動腦會議也別擔心,網路會議的白板或雲端共同編輯的輔助,會議完成,也完成了檔案以及相關紀錄。
 
如何選擇
  1. 有持續優化更新的軟體:影響到是否能夠持續支持市場需求的應變
  2. 是否能對應同時多人使用
  3. 操作界面的便捷度(UI/UX)
  4. 影像畫質穩定度:會議需要順暢的節奏與氣勢,一斷整個情緒就亂,結果就....
  5. 實用功能:白板、螢幕共享、即時錄影…….喔,太方便了,不用再做紀錄和報告了!
  6. 延伸支援:如研討會、教育訓練,或是遠端支援(遠端桌面)…….太完美了

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